27 Juni 2009 Layanan Penyewaan Software ala Telkom

SWA 13/XXV/25 Juni – 5 JULI 2009

Sukses menerapkan penggunaan solusi korporat bernama POINT dengan pola SaaS secara internal, Telkom pun tergiur menawarkan jasa sewa software ini kepada pelanggan korporatnya. Mengapa BUMN ini percaya diri menawarkan jenis layanan baru?

■ A. Mohammad B.S.

You pay as far as you go. Tampaknya, moto dagang itu belakangan semakin kencang disuarakan oleh para penyedia layanan teknologi informasi (TI) korporat. Terlebih setelah Google dengan getol memperkenalkan layanan Google Docs, atau Sun Microsystem yang gencar menebarkan konsep Thin Client Computing.

Seperti diketahui, istilah tersebut mengacu pada munculnya paradigma baru dalam layanan TI, yakni adanya hosted software di mana user cukup membayar sesuai dengan pemakaian. Konsep ini dikenal dengan nama software-as-a-service (SaaS), yang dipopulerkan oleh Salesforce.com pada 1998.

Dalam SaaS, seluruh business process dan data pelanggan ditempatkan di sebuah server data centre milik service provider. Server ini melayani sejumlah klien dangan sistem one-to-many. Semua proses dikelola oleh penyedia layanan, pelanggan tinggal pakai dan membayar jasa sewanya setiap bulan sesuai dengan pemakaian. Jadi, dengan menghilangkan kebutuhan menginstal dan menjalankan aplikasi pada komputer pengguna, SaaS menghapuskan kerumitan dalam pemeliharaan software, aktivitas operasional dan support. Singkatnya, dengan Saas, pengeluaran belanja TI konsumen bisa lebih hemat.

Bahkan, Gartner memprediksi pada 2012 paling tidak sepertiga software aplikasi untuk perusahaan akan dibeli dalam bentuk layanan berlangganan (service subscription) ketimbang sebagai produk berbasis lisensi. Dibanding model pembelian putus berlisensi, perusahaan memilih model SaaS dengan pertimbangan yang dikeluarkan setara dengan jumlah pemakaian. Walaupun belum masif, di beberapa negara seperti Amerika Serikat, SaaS telah menjadi pilihan sejumlah perusahaan.

Bagaimana di Indonesia? Tampaknya, di Tanah Air penerapan konsep SaaS belum begitu populer. Sejauh penelusuran SWA, tampaknya baru PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. (Telkom) yang telah mengadopsi dan menawarkan jasa SaaS ke perusahaan lain.

Menurut Susanti, Manajer Senior Unit Product & Service Supply Management, Divisi Layanan Enterprise Telkom, perusahaannya telah mengadopsi konsep SaaS sejak 1998. Pertimbangannya, kegiatan operasional bisnis Telkom semakin berkembang dan jumlah pelanggan meningkat pesat. Kondisi ini menuntut Telkom untuk bisa mengoptimalkan efisiensi perusahaan dan meningkatkan produktivitas karyawannya. “Untuk tujuan itu, tentu saja, dibutuhkan dukungan infrastruktur teknologi yang andal, sistem yang terintegrasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan bisnis yang cepat,” ujar perempuan yang akrab disapa Santi ini.

Menurut Santi, salah satu kebutuhan utama yang mendesak adalah sistem messaging yang dapat menjangkau seluruh karyawan, pemasok, dan mitra bisnis yang tersebar di seluruh Tanah Air. Oleh karena itu, dengan menggunakan platform aplikasi IBM Lotus Domino, Telkom menerapkan solusi Paperless Office Intenal Telkom (POINT) untuk memenuhi kebutuhan beberapa aplikasi penting, mencakup: portal perusahaan, messaging, kalender, memo internal, nota dinas, kebutuhan administrasi pengembangan SDM (semisal pengajuan aplikasi cuti), serach engine, dan sebagainya.

Ketika itu, investasi yang dibenamkan Telkom guna memperoleh solusi tersebut mencapai Rp15 miliar. Anggaran sebesar itu hanya digunakan buat membeli lisensi dan melayani 10 ribu user. Proses implementasi memakan waktu 6 bulan, yang dibantu oleh Codephile Rekadaya Mandiri sebagai implementor. “POINT ini membantu Telkom untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan, yang sekarang jumlah karyawannya lebih dari 30 ribu orang,” papar Santi.

Menurut pengakuan Santi, peningkatan efisiensi kemudian bisa dirasakan di setiap lini bisnis. Pasalnya, para eksekutif dapat membuat keputusan bisnis yang lebih cepat, dan mendapatkan akses informasi secara real time. Selain itu, komunikasi antarkaryawan, dengan mitra bisnis, pelanggan dan pemasok yang terpisah secara geografis juga menjadi lebih cepat. Singkatnya, aplikasi POINT memberi beberapa manfaat nyata bagi Telkom: mulai dari ketersediaan akses dan informasi real time bagi karyawan; berkembangnya saluran komunikasi antarkaryawan, mitra, pemasok yang tesebar di seluruh Nusantara; dan membangun proses bisnis yang efisien, sehingga mendorong karyawan fokus pada pekerjaan yang menghasilkan pemasukan bagi Telkom.

Nah, mengacu pada sukses internal, sejak tahun lalu Telkom – bekerja sama dengan IBM - mengembangkan dan menyediakan layanan electronic office (e-Office) yang disediakan bagi pelanggan korporasi Telkom melalui konsep SaaS. “Kami tertarik menjual layanan POINT ini sebagai SaaS, karena melihat ada kebutuhan di pelanggan-pelanggan Telkom. Potensinya besar,” ujar Santi bersemangat. “Di Indonesia yang menawarkan layanan secara SaaS baru Telkom, perusahaan lain hanya menawarkan aplikasinya. Bahkan, di Asia Pasifik, POINT merupakan aplikasi e-Office pertama yang dijual dengan skema Saas,” kata Santi mengklaim.

Apalagi, lanjut Santi, dari sisi infrastruktur dan jaringan, pihak Telkom merasa pede mampu menawarkan layanan tersebut. Diklaim Santi, kapasitas server yang disiapkan Telkom untuk mendukung POINT sebagai SaaS sangat besar – sebanding dengan server untuk billing system dan aplikasi enterprise resource planning (ERP). Kapasitas server untuk layanan SaaS mencapai 5 Tb.

Dijelaskan Santi, melalui layanan on demand e-Office yang ditawarkan Telkom ini pelanggan tidak perlu berinvestasi atau keluar biaya pemeliharaan, baik untuk perangkat lunak maupun keras. Pelanggan dapat menikmati aplikasi yang diinginkan dalam rentang waktu yang jauh lebih singkat. Bahkan, sampai tingkat tertentu, pelanggan dapat mengustomasi aplikasi yang diinginkan. Selain itu, infrastruktur yang dimiliki Telkom mampu menangani jutaan transaksi per detik dengan tetap terjaga aman. “SaaS ini sangat hemat dan efisien. Pelanggan tidak harus membeli software atau hardware-nya. Seperti halnya kita menggunakan listrik dari PLN, di mana kita membayar sesuai dengan kebutuhan,” ujar Santi setengah berpromosi. Bagusnya lagi, aplikasi POINT juga bisa berkomunikasi dengan aplikasi lain yang dimiliki user.

Sebagai layanan yang dibangun dengan platform XML web services, maka pengguna SaaS cukup mengakses aplikasi tersebut secara remote via Internet browser. Oleh karena itu, model pengiriman data oleh SaaS bersifat multiklien (on-to-many) di mana sebuah aplikasi dibagi antarklien.

Saat ini, aplikasi e-Office POINT standar yang ditawarkan Telkom dengan konsep SaaS sudah dapat langsung dimanfaatkan pelanggan. Antara lain mencakup fitur-fitur: e-mail, Personal Information Management (Calendaring/Scheduling), dan Sistem Korespondensi Elektronik (Nota Dinas/Memo Dinas). Rencananya, dalam waktu dekat segera dikembangkan beberapa fitur baru, antara lain: Self Service (semisal untuk perjalanan dinas, cuti, klaim kesehatan, dan sebagainya), Resource Reservation, Document Management, Knowladge Management, Task Manajement, dan Corporate Portal.

Untuk menikmati layanan tersebut, Telkom menawarkan beberapa alternatif berlangganan, yaitu: user-based (pembayaran per user per bulan), contract-based (berdasarkan konrak yang disepakati), dan sebagainya. Syaratnya, pihak calon pelanggan mesti berlangganan dengan durasi minimum satu tahun, dengan jumlah pengguna minimum 100 user. Untuk 100 user, pihak Telkom menyediakan kapasitas bandwidth sebesar 512 kbps. Sebagai gambaran, per user dikenai biaya Rp 125 ribu perbulan.

Menurut Santi, saat ini instansi yang sudah menggunakan layanan POINT dari Telkom dengan pola SaaS adalah TNI AD untuk 500 user. Layanan e-Office di TNI AD – yang diberi nama aplikasi e-Militer – telah diresmikan oleh Presiden SBY beberapa waktu yang lalu. Dalam waktu dekat, implementasi POINT juga akan dilakukan di TNI AU (untuk 500 user) dan PT Jasa Raharja. Dalam tiga tahun, ditargetkan jumlah pelanggan bisa mencapai 10 ribu user (perorangan). “Secara bisnis, tentunya Telkom melihat potensi yang cukup menjanjikan. Kami mengejar volume ketimbang menjual aplikasi secara putus,” ujar Santi. “Ke depan kami akan lebih mengembangkan fitur-fitur lain sesuai dengan permintaan user.”

Kendati begitu, layanan penyewaan aplikasi berkonsep SaaS bukan tanpa cela. Masalah kepemilikan data, privasi, dan tingkat keamanan masih menjadi pertanyaan. Pasalnya, data disimpan di sisi provider, sehingga ada kekhawatiran data ini akan disalahgunakan, atau bahkan hilang.

Menurut pengamat TI Thomas Hardjono, ada beberapa masalah krusial dalam SaaS ini. Pertama, soal data availability. Masalahnya, data pelanggan ada di sisi provider (application service provider/ASP). Nah, kalau sistem di ASP mengalami crash atau koneksi Internet terputus, pengguna tak akan bisa mengakses data. Kedua, soal service availability. Kalau server-server milik ASP sedang kacau (crash), maka pelanggan tidak bisa menggunakan software tersebut. Ketiga, menyangkut masalah sekuriti dan privasi. “Kebanyakan ASP tidak memberi jaminan kalau data Anda hilang. Nah, bagaimana kalau data ini merupakan data korporat yang sensitif?” kata Thomas mengingatkan. ●